Iedereen herkent waarschijnlijk het gevoel wanneer je aan een nieuwe baan begint, dat je overladen wordt met informatie. Daarom nemen bedrijven maatregelen om de hoeveelheid informatie tijdens de inwerkperiode te doseren of te beperken, zodat er vooral wordt gefocust op de belangrijkste zaken. Tegelijkertijd valt er naast de kerninformatie vaak zoveel meer te leren, vooral wanneer er unieke, eenmalige producten worden gemaakt of wanneer de technologie nieuw is. Dat betekent ook dat er van veel verschillende teamleden geleerd moet worden, die allemaal verschillende manieren en tips hebben om te produceren.
Als onderzoeker binnen het Smart Skills@Scale project heb ik de afgelopen negen maanden bij een productiebedrijf in Nederland doorgebracht. Ik sprak daar met productiemedewerkers over hun leren, expertise ontwikkeling, sociale relaties op het werk, complexe productontwikkeling en onboarding. Ook heb ik bij hen meegekeken terwijl ze aan het werk waren, wat in totaal meer dan 200 uur aan observaties omvat. Een van mijn meest interessante momenten bij het observeren van nieuwe productiemedewerkers tijdens hun inwerkperiode, was het observeren van medewerkers op hun eerste dag die informatie kregen van hun teamleden over “hoe wij werken” en “wat belangrijk is”, wat uiteraard tegenstrijdig was, zoals in onderstaand voorbeeld:
Een senior medewerker vertelde dat het tijdens het draaien van de machine heel belangrijk is om efficiënt te blijven door de dozen uit te vouwen, de afgewerkte producten in te pakken en de voorbereide dozen weg te zetten. Slechts tien minuten later zei een andere senior medewerker dat het juist heel belangrijk is om je tijdens het draaien van de machine volledig op de machine te richten en niet te beginnen met inpakken, vouwen of voorbereiden van dozen. Het belangrijkste is niet efficiëntie, maar veiligheid en dat je niet wordt afgeleid tijdens het proces.
Gezien de verwarde gezichten van de juniors en de vragen die zij tijdens het inwerken stelden, zou je kunnen aannemen dat het horen van deze tegenstrijdige informatie over werk op de eerste dag geen goed idee is.
We willen nieuwe medewerkers niet overladen met informatie. Tegelijkertijd is het belangrijk dat zij zo snel mogelijk een waardevolle aanvulling op het team worden.
Hoe kunnen productiebedrijven hun training- en inwerkperiode dan het beste organiseren, zodat informatie gespreid over tijd wordt aangeboden? Na het maandenlang observeren van tientallen nieuwe productie medewerkers in hun eerste weken op het werk, viel mij een aantal belangrijke punten op voor een succesvol en efficiënt inwerkproces dat leidt tot goed opgeleide productiemedewerkers:
Fase 1: Eén leermeester, één stem
Begin met één bron – de leermeester – die de kerninformatie in de eerste weken overbrengt. Zorg in deze periode dat andere medewerkers dan de leermeester de nieuwe persoon niet begeleiden, want onbedoeld kunnen zij tegenstrijdige informatie delen met wat de juniors leren, wat leidt tot verwarring, slechtere vaardigheden en minder efficiënte inwerktijd.
Fase 2: Uitbreiding met bewust gekozen tweede senior
Als de basis eenmaal geleerd is, breid dan langzaam de kring uit met een extra senior medewerker die waardevolle tips kan delen met de junior door middel van observatie en een paar keer per week samen te werken. De focus kan dan liggen op het bereiken van hogere productkwaliteit, efficiëntie in productie of andere belangrijke zaken. Zorg dat deze tweede senior medewerker bewust is van hoe de junior dingen aangeleerd heeft gekregen en expliciet toelicht waarom hij of zij dingen soms anders doet.
Fase 3: Gecontroleerde blootstelling aan variatie
In de loop van het eerste jaar, als de junior de basisvaardigheden en veelvoorkomende variaties onder de knie heeft, kan de kring verder worden uitgebreid met alle collega’s om tips en trucs van succesvolle productie te verkrijgen. Ongeacht het senioriteitsniveau, zal iedereen in het team waardevolle tips kunnen bieden aan juniors. In deze fase kunnen de juniors zelf besluiten om sommige tips toe te passen en andere achterwege te laten, waardoor zij hun eigen praktijk ontwikkelen. In deze fase kan een junior prima met tegenstrijdige informatie omgaan.
Deze blootstelling aan verschillende perspectieven kan worden gefaciliteerd door bijvoorbeeld een andere buddy aan te wijzen voor een bepaalde periode om mee samen te werken, door een senior en junior te koppelen bij het maken van een complex product, of door seniors aan te moedigen juniors te betrekken bij het meedenken over de productie van een complex product. Twee weten meer dan één!
Dus, ben je teamleider of verantwoordelijk voor het inwerktraject? Denk dan goed na over wat basiskennis is en wat juist gevorderde kennis is die juniors later moeten leren. Bedenk ook hoe je de inzichten van alle medewerkers kunt inzetten om nieuwe collega’s op te leiden. En zorg ervoor dat je die basis- en gevorderde informatie gespreid over tijd aanbiedt. Zoals in het bovenstaande voorbeeld gaat het er dus niet om dat de tips van sommige teamleden onjuist of niet nuttig waren. Het is dat ze te vroeg in het inwerkproces kwamen, omdat de juniors op dat moment nog niet konden selecteren wat in welke situatie echt belangrijk is. Na maanden oefenen kunnen zij hun eigen werkwijze ontwikkelen en onderscheid maken tussen optionele tips en kerninformatie.
Want zoals al honderden jaren het geval is, wordt vakmanschap geleerd in een gemeenschap, dus maak goed gebruik van je gemeenschap bij het trainen van juniors, maar vergeet vooral de cruciale rol van tijd niet!
Nieuwsgierig wat dit voor jouw organisatie kan betekenen?
Wil je graag bespreken hoe je de leertrajecten van jouw productiemedewerkers kunt opzetten, ook in relatie tot nieuwe technologieën (die je van plan bent aan te schaffen)? Er is een plek vrijgekomen voor een bedrijf om mee te doen aan ons project, dus neem gerust contact op via [email protected] .